Trong quá trình kinh doanh, quản lý đơn hàng là một việc vô cùng cần thiết và quan trọng. Đây là công việc không hề dễ, vì nó ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu trong mắt người dùng. Để có thể nắm vững cách quản lý đơn hàng hiệu quả, hãy cùng FuniMart theo dõi bài viết sau đây.

1. Quản lý đơn hàng là gì? Vì sao cần phải quản lý đơn hàng?

Mỗi khi bạn đặt hàng sẽ có một quy trình để hàng có thể đến tay của bạn. Từ khi bạn đặt hàng, xử lí đơn hàng, gói hàng đến vận chuyển và cả việc kiểm tra hàng hóa đang ở đâu và có an toàn không.Cả quy trình này cần phải được theo dõi chặt chẽ và đúng tiến độ.

Việc quản lý đơn hàng nhằm giúp bạn kiểm soát được hàng hóa, đỡ thất lạc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn tránh được, nắm bắt được những sự cố phát sinh bất ngờ. Nếu không quản lý đơn hàng hiệu quả bạn rất dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến khách hàng và thương hiệu của bạn.

2. Những sai lầm thường mắc phải khi quản lý đơn hàng

Trước khi hướng dẫn bạn các bước chuẩn để quản lý đơn hàng hiệu quả, mình cần phải tìm ra những sai lầm bạn thường gặp phải khi quản lý. Hãy nhìn xem bạn có những lỗi nào nhé!

• Bạn không nắm hết số lượng hàng tồn kho. Điều này sẽ dẫn đến bạn giao hàng chậm, hoặc không có hàng để giao, gây ra mất uy tín trong mắt khách hàng.
• Bạn không phân loại hàng hóa một cách có khoa học. Hàng hóa có nhiều loại: loại miễn ship, loại không thu phí, loại khuyến mãi…, nếu không phân loại sẽ gây ra tình trạng nhầm lẫn.
• Quản lý đơn hàng bằng những phương pháp thủ công dẫn đến tính toán sai, thất lạc hàng hóa, thâm hụt ngân sách
• Không chú ý, quan tâm đến nguyên tắc “nhập trước – xuất trước”. Điều này làm cho hàng hóa bị tồn kho quá lâu, gây ra kém chất lượng, hư hỏng, lỗi thời.

3. Hướng dẫn các bước quản lý đơn hàng online cơ bản

Để có thể hạn chế các sai lầm, mình sẽ  hướng dẫn quy trình quản lý đơn hàng cơ bản, bạn có thể thay đổi dựa vào quy mô kinh doanh của bạn.

Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng

Sau khi khách hàng đã đặt hàng và lựa chọn hình thức thanh toán, bạn sẽ chuyển đơn hàng đến nhân viên kho hàng để họ bắt đầu chuẩn bị sản phẩm theo đơn đặt. Ở một số cửa hàng còn gọi điện để xác nhận đơn hàng một lần nữa trước khi chuyển qua cho nhân viên kho.

Giai đoạn 2: Tiến hành thực hiện đơn hàng đã đặt

Việc tiếp theo bạn cần làm sau khi chuyển thông tin đơn hàng đến nhân viên kho là lấy hàng và gói hàng. Thông thường các mặt hàng sẽ được lấy từ trong kho, nhân viên kho sẽ chọn đúng món hàng, đóng gói cho bạn một cách cẩn thận và lập phiếu xuất kho.

Sau đó nhân viên vận chuyển sẽ dán hóa đơn đặt hàng, gửi email xác nhận (nếu có) và bắt đầu chuyển hàng đi.

Giai đoạn 3: Kiểm tra và xử lý các quy trình sau khi giao hàng

Ở giai đoạn này, bạn sẽ nhận được phản hồi của khách qua các bình luận, email hoặc từ các cuộc điện thoại. Bạn sẽ phải đảm bảo khách hàng hài lòng với sản phẩm của mình, nếu như có khiếu nại hay trả hàng, bạn phải giải quyết hợp lý, tránh để mất lòng.

Cả 3 giai đoạn này sẽ tạo nên quy trình quản lý đơn hàng hoàn chỉnh và hiệu quả. Bạn có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp bạn.

4. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng với số lượng lớn là điều rất khó khăn nếu như bạn vẫn cứ sử dụng những phương pháp thủ công. Vì thế, các phần mềm quản lý đơn hàng online ra đời để giúp bạn tháo gỡ những khó khăn đó. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online bạn nên biết  như sau:

• Phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, không cần thuê quá nhiều nhân viên, tiết kiệm ngân quỹ. Ngoài ra, phần mềm sẽ quản lý đơn hàng của bạn dễ dàng, chi tiết, chính xác và hiệu quả. Bạn có thể theo dõi và kiểm tra đơn hàng từ xa, tránh được những sai sót đáng tiếc.
• Nó sẽ giúp quy trình bán hàng của bạn trở nên dễ dàng, suôn sẻ. Nếu như bạn có quá nhiều đơn hàng từ những kênh khác nhau mà không dùng phần mềm, bạn sẽ gặp sai sót trong quá trình giao hàng, ảnh hưởng uy tín thương hiệu. Dùng phần mềm, sẽ giúp bạn giao hàng nhanh hơn, đúng hơn và hiệu quả hơn.
• Việc vận chuyển hàng hóa sẽ dễ dàng hơn nếu như bạn dùng phần mềm. Hiện nay, các phần mềm quản lý đơn hàng có liên kết với nhiều đối tác vận chuyển uy tín, chất lượng, bạn không cần tốn quá nhiều thời gian để lựa chọn đơn vị vận chuyển nữa.
• Bạn sẽ dễ dàng kiểm tra, nắm bắt tình kinh kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Hiện nay, các phần mềm đa số đều tích hợp dùng trên điện thoại, do đó bạn có thể kiểm tra đơn hàng và tình hình kinh doanh bất cứ khi nào.

Một số phần mềm quản lý đơn hàng nổi tiếng, được nhiều cửa hàng sử dụng, bạn có thể tham khảo áp dụng cho doanh nghiệp như KiotViet, Sapo, Nhanh.vn, Haravan…

Bán hàng online đang là xu hướng kinh doanh của năm. Bạn có thể tham khảo mô hình kinh doanh Dropshipping FuniMart để kiếm tiền dễ dàng. Trên nền tảng này, tính năng quản lý đơn hàng FuniMart được thiết kế dễ dàng sử dụng và luôn cập nhật tiện ích cho các Dropshipers.

Bạn có thể tìm hiểu FuniMart tại đây để trở thành CTV ngay hôm nay!

Hy vọng bài viết đã đem đến nhiều kiến thức hữu ích về cách quản lý đơn hàng hiệu quả khi kinh doanh online. Hãy đón xem các bài viết tiếp theo để cập nhật những kiến thức hữu ích.

>> Xem thêm: Mách bạn kinh nghiệm kinh doanh online

>> Xem thêm: Các bước kinh doanh online hiệu quả cho người mới bắt đầu