Quản lý đơn hàng là một công việc quan trọng và bắt buộc đối với những nhà kinh doanh online. Công việc này đòi hỏi tính cẩn thận cao vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm cũng như đánh giá của khách hàng. Hôm nay FuniMart sẽ chia sẻ đến bạn những quy trình cần biết để quản lý đơn hàng hiệu quả.

1. Bạn biết gì về quản lý đơn hàng?

Khái niệm quản lý đơn hàng là một quy trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Các hoạt động này được thực hiện bởi các nhân viên quản lý, họ sẽ bắt đầu từ công việc tạo đơn, chuẩn bị hàng hoá, vận chuyển cho khách hàng và hoàn thành đơn hàng.

Quản lý đơn hàng không chỉ đơn thuần là theo dõi đơn hàng mà còn có nhiệm vụ tham gia vào quá trình sản xuất đơn hàng và đảm bảo hàng hoá không bị hư hỏng cho đến khi tới tay khách hàng.

2. Ý nghĩa của việc quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh?

Nếu nhân viên không quản lý đơn hàng tốt, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của đơn hàng, kéo theo ảnh hưởng đến quá trình giao, nhận đơn hàng. Sự sai sót này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, một đánh giá xấu sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Chính vì vậy, hiện nay các công ty rất chú trọng vào việc tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng. Mỗi ngày sẽ có hàng ngàn đơn hàng được xuất ra, nếu không có những cách quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ dễ dẫn đến thâm hụt ngân sách công ty, làm giảm niềm tin ở khách hàng.

3. Hướng dẫn quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả mà bạn nên biết

3.1 Phân loại đơn hàng

Phân loại đơn hàng giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn, tránh sự chậm trễ và đảm bảo đúng tiến độ giao hàng. Đây cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình đẩy đơn cũng như vận chuyển hàng hoá đến khách hàng được diễn ra thuận lợi và đúng trình tự hơn.

3.2 Lựa chọn và quản lý hệ thống vận chuyển

Sau khi nhận được đơn hàng, người bán hàng sẽ thực hiện công việc chuẩn bị hàng và đóng gói, đồng thời xác nhận một số thông tin quan trọng như thời gian giao hàng, thời điểm khách hàng có thể nhận được hàng,….

Trong quá trình vận chuyển, người bán cần theo dõi tình trạng của đơn hàng để đảm bảo hàng hoá có thể được vận chuyển đến tay khách hàng đúng thời hạn, tránh tình trạng giao quá trễ hoặc hàng hoá bị thất lạc.

Bên cạnh đó, người bán cũng cần lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp để tối ưu hoá quá trình vận đơn nhằm giảm thiểu các tổn thất và chi phí phát sinh.

3.3 Các yêu cầu về quản lý đơn hàng tồn kho, đổi trả hàng hoá

Trong mua bán chắc chắn không thể tránh khỏi trường hợp khách hàng không hài lòng về sản phẩm với các lý do như: hàng lỗi, đổi ý không muốn mua nữa, hàng không đúng như yêu cầu… và muốn hoàn trả đơn hàng. Khi đó, người bán cần có những quy trình xử lý rõ ràng và cụ thể để thông báo đến khách hàng, tránh làm tổn hại đến uy tín công ty.

Hàng tồn kho là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến khả năng tạo đơn hàng của bạn. Bạn cần phải kiểm tra và quản lý hàng hoá thường xuyên hơn để kiểm tra số lượng hàng hoá còn tồn để đảm bảo tình trạng lệch kho không bị diễn ra

4. Những công việc mà quản lý đơn hàng cần làm là gì?

Tiến hành lên kế hoạch bán hàng cụ thể và đề ra các chiến lược kinh doanh để đảm bảo đạt lợi nhuận theo kỳ vọng của công ty, đồng thời để tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình.

Tiếp thu các phản hồi từ khách hàng về sản phẩm của mình. Thực hiện các bài phân tích về xu hướng tiêu dùng hiện nay để có những thay đổi phù hợp nhằm thu hút khách hàng. 

Thực hiện tư vấn khách hàng, dựa theo yêu cầu của khách hàng mà giới thiệu những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ. Điều này sẽ giúp tạo sự hài lòng cho khách hàng, đảm bảo có thể giữ chân khách hàng lại lâu hơn đồng thời tạo uy tín cho cửa hàng của bạn.

Tổng kết

Như vậy, với những gợi ý cách quản lý đơn hàng mà FuniMart đã đưa đến cho bạn, hy vọng bạn đã có thêm kinh nghiệm trong việc quản lý đơn hàng để có thể tự quản lý chính cửa hàng của mình hoặc tìm kiếm một nhân viên thoả mãn các yêu cầu cần có để trở thành nhân viên quản lý đơn hàng cho bạn.

>>>Xem thêm: Những điều bạn nên biết để quản lý đơn hàng hiệu quả

>>>Tham khảo: Cách làm dropshipping là gì? Các bước để bắt đầu hiệu quả